¿Cómo viste la junta de hoy?, estuvo cansadísima, maratónica, y al final de cuentas no llegamos a nada, como que ni el jefe ni nosotros sabíamos a lo que íbamos, faltó comunicación y objetivos claros. ¿Les parece haber oído esto antes?, ¿por qué fracasarán en ocasiones las juntas de trabajo? La realidad es que a veces nos olvidamos qué tipo de junta de trabajo queremos realizar, si de tipo INFORMATIVA, o de DISCUSIÓN, y terminamos revolviéndolas.
Las reuniones “informativas”, a menudo toman la forma de conferencia y se caracterizan porque generalmente están compuestas en su totalidad por exposición del dirigente, éste tiene como objetivo transmitir información que el grupo desconoce, sin embargo, se transmite la información en un solo sentido, del dirigente a los participantes, si el dirigente tuvo éxito, todos los participantes obtienen dicha información. Cuando las reuniones son de “discusión”, se les llama también juntas de solución de problemas y se caracterizan porque los participantes intervienen en la presentación y el manejo de la información. El propósito del dirigente en esta clase de juntas es hacer que el grupo llegue a un acuerdo sobre un problema por medio de un intercambio de ideas y opiniones. En función de la experiencia y/o conocimientos de los participantes acerca del problema, el dirigente más adelante logra que el grupo evalúe estas ideas y opiniones y en esa forma llegan a un acuerdo en relación con dicho problema.
¿Parece sencillo verdad?, pero se requiere que quien dirige las juntas ya sean éstas de información o de discusión, tenga las técnicas y la habilidad, mismas que difieren mucho según el tipo de junta que se trate. Por ejemplo, para dirigir una junta de información, el dirigente necesita tener la habilidad de exponer y hablar claramente. Para dirigir una junta de discusión, el dirigente necesita tener la habilidad de plantear el problema y dirigir al grupo en el proceso de la misma, así como también tener la habilidad y la técnica para hacer preguntas, resumir, moderar la discusión y lograr llevar al grupo a la resolución del problema.
La más importante de las herramientas básicas para dirigir juntas es el arte de hacer preguntas, ya que éstas son las que hacen pensar a la personas y favorecer así el efecto de la sinergia positiva, las preguntas adecuadas y bien planteadas estimulan la participación de los asistentes a la junta y por ende su motivación a involucrarse y comprometerse en la solución de los problemas. Las preguntas pueden ser del tipo “genéricas” o sea dirigidas a todo el grupo, o pueden ser “directas” dirigidas a alguien en particular, se podrán usar también preguntas “abiertas” las cuales requieren de una respuesta elaborada, y por último están las preguntas “cerradas” mismas que se pueden responder con un “si” o un “no”, este tipo de preguntas cerradas deben evitarse lo más que se pueda, ya que inhiben la discusión, debemos procurar usar constantemente el “POR QUÉ” y el “CÓMO”.
Es muy importante el tono y la manera de preguntar, así como las palabras que se utilizan, sobre todo el dirigente de la junta deberá mostrar sumo interés por las respuestas a sus preguntas, evitando rechazar o ridiculizar las aportaciones, o mostrar indiferencia ante éstas. El éxito está en estimular la participación de todos los asistentes, asumiendo un papel “neutral” para alentar todo tipo de respuestas, ¡ojo! no confundir neutral con indiferencia. Otro aspecto importantísimo que debe tomarse en cuenta al dirigir una junta, es la técnica para el manejo de participantes difíciles, que siempre los hay ¿o no?, siempre nos encontraremos con los participantes “callados”, con los que “hablan demasiado”, y hasta con los “extremistas”, para cada uno de ellos hay una técnica diferente, que deben ser dominadas por el dirigente de la junta.
Si queremos lograr unas juntas de trabajo exitosas, no debemos caer en algunas de las más frecuentes causas de fracasos de las juntas, que son las siguientes:
• La junta carece de un objetivo preciso.
• La discusión es desordenada.
• El dirigente no expone bien cual es el problema y qué es lo que se pretende lograr.
• La junta no sigue un temario, guía u orden del día.
• Los participantes carecen de antecedentes sobre el tema.
• El dirigente no tiene habilidad para controlar el grupo.
• El lugar, la fecha o la hora de la junta fueron inadecuados.
• No se logra que el grupo tome un acuerdo.
• No darle seguimiento a los acuerdos, si los hubo.
El realizar juntas de trabajo exitosas nos facilita la toma de decisiones, fomenta el estilo participativo de la dirección, unifica al grupo, permite analizar amplia y profundamente los problemas, evita decisiones personales y autocráticas, facilita la detección de talentos individuales, ahorran tiempo y aumentan el prestigio de quien dirige las juntas. ¡Ah! Olvidaba decir que la duración de las juntas ¡ES EL MENOR TIEMPO POSIBLE!
Arquitecto egresado de la Universidad de Guanajuato, laboralmente ha desempeñado actividades como Sub – Director de obras públicas en el Ayuntamiento de Guasave, también colaboró como Gerente General y Gerente de Construcción en diversas empresas. Actualmente es Director Comercial y Profesor en las áreas Administración y Producción en ICAMI Región Noroeste.