El difícil arte de delegar

Delegar (Del latín “delegare”) es el proceso que seguimos para encomendar y responsabilizar a un colaborador una tarea y cuya realización nos interesa y hasta nos afecta. Este proceso si se lleva bien es sumamente enriquecedor para ambas partes y a la larga también para nuestra organización. En primer lugar, al colaborador a quien delegamos la tarea y para nosotros quienes delegamos, el proceso llevado eficientemente requiere desarrollar habilidades (soft skills) como: negociación, capacidad de síntesis, comunicación, organización, entre otras. Además, es importante resaltar que delegar correctamente mejora la productividad del equipo, motiva al personal e incrementa su compromiso, promueve el crecimiento de las personas y en pocas palabras, genera resultados.

Si bien, delegar tiene múltiples beneficios en la practica, es increíble como muchos ejecutivos aún siguen sin intentarlo o si lo hacen tal vez no sea de la mejor manera, de modo tal, que si no se llega al resultado tienen una excusa perfecta para no seguir haciéndolo, siguiendo la premisa de “si quieres el trabajo bien hecho hazlo tu mismo”. Muchos de estos ejecutivos son y han sido muy eficientes en su trabajo, debido a esto hoy se encuentran en esa posición, saben hacer las tareas, alcanzar los objetivos y probablemente sean hasta un poco perfeccionistas consigo mismos y con los demás, pero deberán preguntarse si no están pagando un costo muy alto tanto personal como profesionalmente por no delegar. Por tanto, delegar no es una tarea fácil, requiere inversión de tiempo para diferenciar lo importante y lo urgente y conocer profundamente a sus colaboradores. Es muy importante contestar las siguientes cuestiones ¿Por qué no delegas? ¿requiere un esfuerzo mayor al propio de realizar la tarea? ¿no tengo desarrolladas ciertas habilidades? ¿no confío en las personas? ¿no quiero desarrollar a mi equipo?

¿Qué se puede delegar?

  • Investigación de nuevas tecnologías, elaboración de cuadros comparativos
  • Tareas rutinarias
  • Tareas que puedan ayudar al desarrollo del equipo
  • Mantener/eficientar la operación
  • Desarrollo de proyectos
  • Desarrollo de proveedores

¿Qué tareas no se deberían delegar?

En términos generales no debemos delegar actividades que sólo son responsabilidad nuestra, actividades criticas para el negocio, o actividades para el desarrollo y motivación del equipo, por mencionar algunas;

    • Desarrollo de la estrategia
    • Retroalimentación
    • Supervisión de las tareas
    • Motivación
    • Evaluar desempeño
    • Entrevistas personal clave
    • Establecer puentes con otros Directores relaciones
    • Toma de decisiones
    • Negociaciones claves con proveedores

Pasos para delegar:

    1. Elegir la tarea, la persona y el momento adecuado para asignar la tarea. Primero hay que elegir la tarea; ¿es una tarea que ayuda a la persona a desarrollarse?, ¿es una tarea importante para la organización?, ¿se tienen los elementos suficientes para realizarla de forma adecuada?, ¿es probable que se requiera en otro momento esta misma tarea?. En segundo lugar, elegir a la persona, es importante que en nuestro equipo de trabajo contemos con personas capaces, motivadas y sobre todo a las que les tengamos confianza y esto supone que conocemos muy bien a nuestro equipo de trabajo, que reconocemos sus cualidades/habilidades, que tenemos una agenda para el desarrollo de sus áreas de oportunidad y que sabemos cual es su experiencia. El momento para hacer la asignación es también importante, ya que implica que todos los involucrados tienen t el tiempo suficiente para el proceso de delegación y para realizar la tarea
    2. Asigna la tarea y la responsabilidad de forma eficiente. Da a tu colaborador información de la tarea, contexto, si es posible ejemplos de cómo se ha hecho antes, por qué es importante para el logro de objetivos, qué personas están involucradas, qué pasa si no se ejecuta, cómo forma parte de un resultado mayor.
    3. Dale la responsabilidad y también cierta autoridad (empowerment). Cuando delegamos una responsabilidad es necesario dar cierta autoridad e independencia. Recuerda que las personas no son como tú, dales espacio, deja que las personas lo hagan a su estilo, fomenta su creatividad.
    4. Establezcan fechas realistas. Suele pasar que por falta de experiencia la fecha que proponga tu colaborador no sea la más realista. Ayúdale a establecer una fecha de entrega, mostrando los pasos a seguir y poder concluirla a tiempo.
    5. Sé claro y especifico con el resultado esperado. Explica muy bien la tarea, sé claro y específico con los pasos a seguir y cómo se medirá el resultado.
    6. Explica el impacto a la organización de manera que entienda la importancia de correcta ejecución.
    7. Establece y define los puntos de control y el seguimiento que deberá mantenerse. Revisa el avance de la tarea, en caso necesario realiza una retroalimentación.
    8. Dale el crédito y reconocimiento; nada distingue mas a un líder que dar el crédito y reconocimiento a su equipo.

Bien, ahora es tiempo de delegar sin olvidar que la responsabilidad final de las actividades de nuestro equipo son nuestras.

 Escrito por: Yessika Lozada 

Master en Dirección de Empresas con más de 18 años de experiencia en Tecnologías de Información, Ingeniero en Sistemas Computaciones, especialista en Gestión y Desarrollo de Sistemas, Coach Ejecutivo Certificado. Amplia experiencia en la administración de recursos tecnológicos, mejora de procesos de negocio, gestión de talento y equipos de trabajo. En ICAMI, Región Centro, imparte sesiones de Factor Humano y Operaciones.