LA MAGIA PARA ALCANZAR LAS METAS: EL SEGUIMIENTO -segunda parte-

Escrito por: Eduardo Fernández

Ingeniero industrial por la Universidad Panamericana, sede Guadalajara. Master en Dirección de Empresas por IPADE. En su experiencia profesional se ha desempeñado como Director de Entrenamiento para Convergencia y Director Regional Occidente de Citibank México y Profesor del área de mercadotecnia y planeación estratégica en la escuela de ingeniería de UP y profesor áreas de comercialización y administración en ICAMI. Actualmente, es Director General de ICAMI Región Occidente.

En el artículo anterior (Da click aquí para leer el artículo pasado) comentaba que para poder alcanzar cualquier meta se requieren 3 mecanismos:

• Dividir las metas en objetivos y acciones para establecer un plan de acción.
• La determinación como actitud clave para mantenerse en ruta, y;
• el seguimiento como elemento “mágico” para alcanzar las metas.

En esta ocasión quisiera profundizar en el último elemento “mágico”: el seguimiento.

Como función esencial en cualquier organización, el seguimiento asegura que los objetivos planteados tal como las acciones, estén alineados con las metas establecidas por la dirección. Los equipos directivos y los mandos medios juegan un rol crucial en el proceso: son la liga entre la alta dirección y los equipos operativos.

Por ello, propongo los cinco elementos clave para efectuar un buen seguimiento:

• Establecer indicadores de desempeño (KPIs): el seguimiento no puede ser subjetivo, requiere tener elementos específicos que permitan medir el avance en términos de tiempo, cantidad, secuencia o algún criterio acordado por el equipo para conocer claramente el avance obtenido en cualquier momento de la vida del proyecto o el periodo establecido.
• Monitoreo Continuo: es un proceso constante, el seguimiento no se trata de una tarea puntual. El equipo directivo y los mandos medios deben revisar periódicamente el progreso hacia los objetivos y no esperar que surjan problemas para intervenir; es decir, las métricas sobre el avance, el tiempo, los recursos, el presupuesto y cualquier otro elemento acordado debe ser vigilado constantemente.
• Comunicación clara y abierta: deben establecerse canales de comunicación abierta con todos los miembros del equipo para asegurar que los problemas, los avances o las desviaciones del proyecto se identifiquen y sean reportados rápidamente. Dicha transparencia permitirá que los ajustes sean rápidos y efectivos.
• Flexibilidad y capacidad de ajuste: los planes no son perfectos y durante la ejecución, el equipo de mandos medios debe ser capaz de contrastar si los avances son válidos en función de la estrategia de la organización y estar dispuesto a realizar ajustes de las acciones según se requiera. Esto advierte una continua flexibilidad y una capacidad de adaptación.
• Documentación y retroalimentación: la documentación del avance y la retroalimentación del equipo permite identificar patrones, posibles áreas de mejora y facilita el aprendizaje de la organización. En periodos posteriores o en nuevos proyectos se convertirá en un gran activo para la organización.

Hoy en día existen muchas herramientas de software y aplicaciones que facilitan el seguimiento y monitoreo de las actividades de una empresa. Los mandos medios deben seleccionar la plataforma adecuadamente y utilizarla para gestionar el rendimiento, con una visión clara, compartida y transparente del estado de los proyectos.

Los colaboradores con mejor desempeño de seguimiento usan de manera regular, no sólo sus conocimientos técnicos sino sus competencias poderosas (Power Skills) para garantizar el éxito en las tareas.

Es importante que desarrollen por lo menos:

• Pensamiento crítico y analítico.
• Liderazgo efectivo.
• Capacidad de organización.
• Orientación a resultados.
• Capacidad de resolución de problemas.
• Habilidades de comunicación asertiva.
• Proactividad y toma de decisiones.

Contar con personal que no sólo tenga conocimientos técnicos sino habilidades y competencias de gestión, es clave para las organizaciones. En ocasiones podríamos pensar que estas características son parte de los mandos medios como agregado a su capacidad técnica, pero no es así. Dichas habilidades se despliegan en el ámbito más personal de la interrelación con los demás, son habilidades que se desarrollan a muy temprana edad, en la familia, pero es posible fomentarlas también en cualquier momento o etapa profesional, aunque requieren atención especial y mecanismos no tradicionales de educación.

Nunca es tarde para desarrollar nuevas competencias.