Recomendaciones para viajes de negocios

Escrito por: Mtra. Melissa López.

Consultor en Imagen. Cuenta con más de 13 años en el rubro de la consultoría de imagen. Fundadora y directora de la compañía 360° Imagen. A través de su experiencia en consultoría, ha formado a expertos en áreas como vestimenta, etiqueta en la mesa, etiqueta social, protocolo empresarial, comunicación verbal y no verbal, así como en reputación digital. Su perspectiva se centra en destacar a través de la Consultoría, lo mejor de cada persona y/o empresa.

En la actualidad, la persona de negocios suele ser sumamente práctica, sobre todo al momento de viajar. Y para que el traslado se lleve a cabo con éxito, lo ideal es reflexionar en diversos aspectos que en ocasiones se consideran “obvios”, sin embargo, es preciso tomar en cuenta los siguientes puntos:

Traslado hacia el destino: si la reunión se lleva a cabo fuera de la ciudad de origen, lo primero es investigar cuál es la mejor forma de realizar el viaje: automóvil, avión o autobús. De preferencia realiza el traslado un día antes para prever cualquier eventualidad que surgir como factor externo y que influya en la pérdida de la cita de trabajo; incluso, llegar con antelación proporcionará mayor descanso del viaje para así presentarse con una imagen fresca e impecable el día de la reunión.

Para optimizar y ganar tiempo, recomiendo asignar los asientos con anticipación, investigar las restricciones y el peso del equipaje de mano, así como disponer del pase de abordar ya sea en formato digital -en el celular- o impreso.

Investiga el destino: antes de realizar el viaje no está de más averiguar sobre el lugar, sobre todo si es en otro país, por ejemplo: diferencia de horarios, moneda, conectores de corriente eléctrica, costumbres, manera de saludar, proxemia, vestimenta, protocolo, etcétera. Investigar si se trata de una cultura distinta, pese a que ya se tiene la cita con el cliente, no en todos los países realizan las reuniones de trabajo de la misma manera, por lo tanto, es mejor estar preparados y que el viaje de negocios finalice con éxito.

La maleta ideal: las citas de negocios suelen ser breves, por lo cual viajar con una maleta pequeña será la clave para no documentar. De igual forma, traer consigo la agenda con las actividades que se realizarán (no solo de trabajo -incluso de turismo-) será fundamental para disponer de lo necesario.

Es indispensable cerciorarse del clima del lugar a donde se realizará el viaje, el código de vestimenta,-en caso de asistir a un evento especial por negocios, visita turística, entre otros-, porque esto facilita qué llevar. Te sugiero algunas ideas como incluir piezas que combinen entre sí, que se arruguen lo menos posible y permitan diversidad de la formalidad tal y como sería añadir un blazer al conjunto para generar mayor percepción profesional.

Inclusive, es importante que todo lo relacionado con la apariencia sea congruente con el puesto y lo que se planea proyectar en el ámbito profesional o como empresario, incluso si se trata de reunión “más social”.

Aliados para la cita: hoy en día, el formato de las tarjetas de presentación es diverso: suelen ser impresas o en físico o bien, digitales con un QR que facilite los datos de contacto. Recuerda que todo comunica, por tal razón, es importante llevar una tablet,o laptop con los archivos listos, presentar estas herramientas en buenas condiciones será fundamental, puesto que son elementos que no pueden faltar en una cita de negocios.

Traslado en el destino: una vez confirmado el lugar y el horario para la cita de negocios, lo siguiente es considerar cómo se llevará a cabo el desplazamiento dentro de la misma ciudad para calcular el tiempo, el tráfico, el estacionamiento y así evitar contratiempos para llegar puntual a la cita.

Cada cita es única, y en la actualidad existen reuniones de trabajo que se realizan incluso en torno a la mesa de algún restaurante, dónde lo primordial es la etiqueta en la mesa. Por tal motivo, lo ideal será tener la mayor información posible sobre el cliente, el estilo o la formalidad de la reunión para llegar lo mejor preparados.