Cómo dar y recibir retroalimentación

Como líderes debemos dar y recibir retroalimentación constantemente. La retroalimentación es una herramienta eficaz (si se usa adecuadamente) para perfeccionar el desempeño del equipo.

Es el modo más rápido y efectivo de corregir el rumbo y debe llevarse a cabo lo más pronto posible y no como una tarea anual con fines de evaluación.

En la retroalimentación, la forma es tan importante como el fondo: un buen mensaje mal ejecutado suele ser desfavorable y frustrante para ambas partes.

Pasos:

1. Agenda lugar y tiempo adecuado

Una buena retroalimentación a tiempo es indispensable para la mejora del equipo. Cada miembro debe saber oportunamente cómo se desempeña, qué está haciendo bien y qué está haciendo mal, incluso una llamada de atención a tiempo puede evitarnos inconvenientes.

Un lugar adecuado es tanto o más elemental como el tiempo adecuado. Busca que ambos se encuentren cómodos, si es posible salir de la oficina o, si esto no es posible, siéntate sin el escritorio de por medio y apaga posibles distracciones.

2. Dirige su autoevaluación

Si no te sientes cómodo al dar retroalimentación esto te resultará muy útil: dirigir su autoevaluación es hacer preguntas de forma tal que la persona reconozca sus áreas de oportunidad. Escucha, deja que hable y que él mismo sugiera las acciones correctivas. Si no sucede, hazle notar algunos hechos y pregunta si el comportamiento es el esperado.

3. Pide acciones concretas y ofrece ayuda

Una vez que se han reconocido áreas de oportunidad, ya sea por él mismo o mediante tu orientación, es primordial solicitarle acciones concretas que modifiquen este comportamiento (si es posible, fechas e hitos de avance). Suele ser positivo contar alguna experiencia con una situación similar y cómo fue que corregimos o recomendaciones si la persona muestra apertura a ello.

4. Empodera

Como menciona Ken Blanchard: “hay que crear un clima que libere el conocimiento, la experiencia y la motivación que residen en las personas“ y aunque empoderar es un termino muy utilizado en las empresas, realmente muy pocas personas lo logran naturalmente. Empoderar es mucho más que sólo dar el permiso para actuar, empoderar es motivar, fortalecer la confianza del otro e impulsarlo a generar cambios positivos que conlleven resultados para la organización.

5. Da seguimiento

Cuantas veces pensamos que nuestra tarea de retroalimentación termina una vez que le hemos hecho saber a nuestro subordinado sus áreas de oportunidad: ¡hemos cumplido!

Si procuramos una retroalimentación es por algo que está afectando a la organización, al equipo o los resultados, por lo tanto, es importante para el equipo, la organización y para nosotros dado que principalmente nos interesa el crecimiento de las personas.

Es recomendable tomar nota de los compromisos y/o acuerdos que podrán enviarse posteriormente por correo electrónico y, según políticas, remitir al expediente u otro repositorio.

Recomendaciones para quien da retroalimentación

• Prepárate
Es importante que conozcas a todos los miembros de tu equipo, pero si este no fuera el caso, antes de la reunión debes conocer su desempeño en los proyectos, la opinión de sus usuarios o clientes, si se tienen notas de la retro anterior. También ir preparado implica tener a mano políticas, códigos de conducta, reglamentos o acuerdos previos que nos ayuden a sustentar la diferencia de la conducta observable y la esperada.

• Sé objetivo, específico y claro
Este es un punto clave en el proceso de mejora, tienes que ser objetivo, específico y muy claro en qué y cómo su proceder afecta o puede afectar a la organización, al equipo o su desempeño. No generalices ni exageres ni etiquetes, evita decir -“siempre llegas tarde”, “eres un impuntual”- y sé preciso -“he notado que en las dos últimas reuniones de comité llegaste 10 minutos tarde”, “es importante tu presencia en estas reuniones …”- ,etc.

• Sé oportuno
La retroalimentación deberá llevarse a cabo lo más pronto posible cuando veas o conozcas el hecho. No obstante, es recomendable esperar si estamos en un momento de crisis o alguna de las partes no tenga emociones estables. También cuando no tengas prisa y puedas hacerlo tranquilo.

• Primero la persona
Todos en algún momento hemos tenido una mala experiencia con la retroalimentación. Por eso, en ese momento aún con la presión de resultados, debemos ser empáticos y pensar primero en la persona y dar una retroalimentación que verdaderamente construya y motive.

Recomendaciones para quien recibe retroalimentación

Recibir retroalimentación es un regalo, si bien es cierto que a nadie nos gusta escuchar y de nuestro propio jefe las áreas que tenemos de mejora.

Toma la información de forma positiva: La persona te está ofreciendo tiempo para que mejores. Para quien recibe es un oportunidad de mejora de “afilar la sierra” como menciona Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

• Escucha y Respira
Escuchar activamente no es sólo escuchar las palabras, sino también los sentimientos, ideas o pensamientos que subyacen a lo que se está expresando.

• Reconoce, pero no des excusas
El primer paso desarrollo personal es reconocer que tenemos una oportunidad de mejora sin dar excusas o explicaciones de más.

• Pregunta y pregunta
Si tenemos dudas acerca de lo que nos dice quien esta retroalimentándonos pidamos ejemplos concretos de cuándo paso y ejemplos de cuál es el comportamiento esperado.

• Propón un plan de mejora
Una vez que hemos reconocido nuestras áreas de mejora es importante hacer compromisos de mejora con un plan y metas específicas.

• Agradece
Está comprobado que agradecer no es sólo un acto de educación: es también benéfico para quien agradece sinceramente. No demos por hecho que la persona sabe que le agradecemos su tiempo, confianza e interés y sepamos dar las gracias.

Por ultimo, mantén buenas relaciones y buen ambiente de trabajo con tu equipo, se justo y practica frecuentemente la retroalimentación positiva, construye la confianza e interésate genuinamente por las personas. Una buena retroalimentación generará no sólo un compromiso viable de mejora si no una persona vivamente motivada.

 Escrito por: Yessika Lozada

Master en Dirección de Empresas con más de 18 años de experiencia en Tecnologías de Información, Ingeniero en Sistemas Computaciones, especialista en Gestión y Desarrollo de Sistemas, Coach Ejecutivo Certificado. Amplia experiencia en la administración de recursos tecnológicos, mejora de procesos de negocio, gestión de talento y equipos de trabajo. En ICAMI, Región Centro, imparte sesiones de Factor Humano y Operaciones.